Facturación electrónica para psicólogos en Colombia: DIAN, cuenta de cobro y Régimen Simple
"¿Tengo que facturar electrónicamente o me basta con una cuenta de cobro?" La respuesta depende de su régimen tributario y de cuánto factura al año — no es la misma para todos los psicólogos independientes. Esta guía junta lo que pudimos verificar en septiembre de 2026, y donde su caso concreto decide, se lo decimos en vez de inventar una regla única.
Esto no es asesoría tributaria. Es un resumen para orientarse. Su situación concreta — régimen, si tiene RUT con responsabilidad de IVA, si sus clientes son empresas o personas — puede cambiar el detalle. Confirme siempre con su contador o directamente en el portal de la DIAN.
La pregunta central: ¿cuenta de cobro o factura electrónica?
En Colombia conviven dos documentos distintos para cobrar un servicio, y no son intercambiables:
- La cuenta de cobro es el documento que emite un independiente que no está obligado a facturar electrónicamente, para solicitar el pago de un servicio. No pasa por la DIAN ni lleva un identificador único oficial.
- La factura electrónica de venta es el documento oficial del sistema de facturación de la DIAN: se genera con un proveedor tecnológico habilitado, pasa 250 validaciones en tiempo real y recibe un CUFE (Código Único de Factura Electrónica) que la identifica ante la DIAN.
La pregunta no es cuál prefiere usted, sino cuál le corresponde según su situación.
¿Cuándo está obligado a facturar electrónicamente?
| Situación | ¿Factura electrónica obligatoria? |
|---|---|
| Inscrito en el Régimen Simple de Tributación (RST) | Sí, siempre, sin importar el nivel de ingresos. |
| Régimen ordinario, ingresos brutos anuales > 3.500 UVT (≈ $183,3 millones COP en 2026) | Sí. |
| Régimen ordinario, por debajo de ese umbral, no inscrito en RST | Generalmente no está obligado — puede cobrar con cuenta de cobro. |
En la práctica: aunque no esté obligado, muchas empresas que le pagan servicios (por ejemplo, si atiende pacientes que su empleador cubre como beneficio, o si presta servicios a una clínica o EPS) le van a pedir factura electrónica de todas formas, porque es lo que ellas necesitan para deducir el gasto. Confirme con cada cliente institucional qué documento necesita.
El Régimen Simple de Tributación (RST) en 2026
El RST es un régimen opcional pensado para simplificar el pago de impuestos de personas naturales y jurídicas, incluidos los profesionales liberales (como psicólogos). Lo que hay que saber si está pensando en inscribirse o ya está inscrito:
- Umbral de ingresos: puede pertenecer al RST con ingresos brutos anuales de hasta 100.000 UVT. Si en el año anterior tuvo 3.500 UVT o menos, queda exento de las declaraciones y pagos anticipados bimestrales.
- Tope especial para profesiones liberales: las actividades donde predomina el factor intelectual sobre el material —como la psicología— no pueden superar 12.000 UVT dentro del RST.
- Tarifas: progresivas según la actividad económica y el nivel de ingresos, entre 1,2% y 14,5%.
- Obligación de facturar: quien está en el RST debe facturar electrónicamente siempre, pudiendo usar el sistema gratuito de facturación de la DIAN o un proveedor tecnológico habilitado.
¿Paga IVA sobre sus sesiones?
El artículo 476 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2277 de 2022, excluye del IVA a los servicios de salud humana con fines preventivos, restaurativos o de mitigación. Los servicios médicos, odontológicos, hospitalarios, clínicos y de laboratorio para la salud humana están explícitamente excluidos.
Confírmelo con su contador: el detalle de si la psicoterapia particular encaja exactamente en esa exclusión, o si depende de cómo está registrada su actividad económica ante la DIAN, es algo que conviene verificar con su propio caso — no lo dimos por hecho sin confirmarlo con un profesional.
Qué hace Nerela y qué no hace
Aquí es donde muchas promesas de software se quedan cortas, así que se lo decimos sin adornos:
- Nerela sí hace: genera una cuenta de cobro en PDF, con numeración correlativa automática, sus datos y los del paciente, encadenada por hash SHA-256 para que alterar una del pasado se note. Es el documento que usa la mayoría de psicólogos independientes que no están obligados a facturar electrónicamente.
- Nerela no hace: no genera la factura electrónica de venta con CUFE ni transmite nada a la DIAN. No es, por sí sola, el sistema de facturación electrónica habilitado que la ley exige a quien sí está obligado.
La combinación que funciona si está obligado a facturar electrónicamente: use Nerela para la agenda, la historia clínica, el recordatorio al paciente y el cobro con tarjeta — y mantenga, aparte, un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN (o el sistema gratuito de la propia DIAN) para la factura electrónica. Son dos documentos con trabajos distintos, no uno que sustituye al otro.
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Checklist para no atrasarse
- Confirme en qué régimen tributario está (ordinario o RST) y si tiene RUT actualizado con la actividad económica correcta.
- Calcule sus ingresos brutos anuales proyectados: ¿superan las 3.500 UVT?
- Si está en RST o supera el umbral, contrate un proveedor tecnológico habilitado (o use el sistema gratuito de la DIAN) antes de que le llegue el primer cliente que lo exija.
- Si no está obligado, use la cuenta de cobro — pero pregúntele a sus clientes institucionales qué documento necesitan ellos.
- Revise con su contador el tratamiento de IVA de su actividad específica.
- Guarde, con o sin software, un registro claro de cada sesión dada y cada sesión cobrada — es lo primero que le van a pedir si alguna vez hay una revisión.
Preguntas frecuentes
¿Un psicólogo independiente en Colombia debe facturar electrónicamente?+
Depende de su situación. Si está inscrito en el Régimen Simple de Tributación (RST), sí, sin importar cuánto facture. Si tributa en el régimen ordinario y sus ingresos brutos anuales superan 3.500 UVT (unos $183,3 millones COP en 2026), también. Por debajo de ese umbral y fuera del RST, generalmente puede seguir cobrando con una cuenta de cobro.
¿Qué es una cuenta de cobro y en qué se diferencia de la factura electrónica?+
La cuenta de cobro es el documento que emite un independiente que no está obligado a facturar electrónicamente, solicitando el pago por un servicio prestado. La factura electrónica de venta es el documento oficial del sistema de facturación de la DIAN, con un CUFE único, que debe generarse con un proveedor tecnológico habilitado y transmitirse a la DIAN.
¿Nerela emite la factura electrónica de la DIAN?+
No. Nerela genera una cuenta de cobro en PDF, con numeración correlativa y encadenado por hash, para el paciente y para su propio control. Si su actividad está obligada a facturar electrónicamente ante la DIAN, necesita un proveedor tecnológico habilitado aparte para ese documento.
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