¿Cuánto tiempo debe guardar el expediente de un paciente en Costa Rica?
Un paciente que dejó de venir hace cinco años, ¿todavía tiene que aparecer en su expediente? En Costa Rica la respuesta no es "depende de usted" — el Colegio de Profesionales en Psicología fija un plazo mínimo, y es más largo de lo que la mayoría cree.
Los 10 años que marca el Código de Ética del CPPCR
El Código de Ética y Deontológico del Colegio de Profesionales en Psicología de Costa Rica, aprobado en Sesión Ordinaria de Junta Directiva el 20 de mayo de 2019, fija un mínimo de 10 años de custodia para los expedientes clínicos y documentos físicos de cada paciente. Esto aplica sin importar si el proceso terminó bien, se interrumpió, o el paciente simplemente dejó de asistir sin previo aviso.
Qué pasa después de los 10 años
El plazo mínimo no es una fecha de caducidad para borrar todo. Según el mismo Código, una vez transcurridos esos 10 años de custodia física, el profesional debe preservar el material relevante —informes, certificaciones, constancias, referencias, entre otros— en formato digital, como garantía tanto para el profesional como para la persona usuaria. En la práctica: los 10 años son el mínimo de guarda completa; después, sigue existiendo un deber de conservación de lo esencial, ya en digital.
Por qué la Fiscalía del Colegio puede pedírselo
La Fiscalía del CPPCR puede solicitar el expediente y los materiales de una intervención con una persona usuaria, de oficio o ante una denuncia contra un colegiado. Toda la información que se obtenga en ese proceso queda protegida por el secreto profesional. Tener el expediente completo, ordenado y accesible durante todo el período de custodia no es solo una buena práctica: es lo que le permite responder si alguna vez se lo piden.
Un cruce que conviene tener presente: la Ley 8968 le da al paciente un derecho de cancelación sobre sus datos personales, y el Código de Ética le exige a usted una custodia mínima de 10 años. No encontramos una regla pública que resuelva de forma automática qué pasa si un paciente pide la eliminación de su expediente antes de ese plazo — es un punto para consultar con el Colegio o con su asesor legal caso por caso, no para decidir sobre la marcha. Vea también la guía de expediente clínico digital y Ley 8968.
Cómo llevarlo sin que sea una carga
Diez años (o más) de expedientes en papel son, literalmente, cajas que alguien tiene que guardar, proteger de la humedad y encontrar rápido si hace falta. Un expediente clínico digital, cifrado y con respaldo automático, resuelve ese problema por diseño: no hay una caja que se pierda ni un archivo que un contrato de alquiler vencido deje atrás.
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Preguntas frecuentes
¿Cuántos años hay que guardar el expediente de un paciente en Costa Rica?+
El Código de Ética y Deontológico del Colegio de Profesionales en Psicología de Costa Rica (CPPCR), aprobado en 2019, fija un mínimo de 10 años de custodia para los expedientes clínicos y documentos físicos.
¿Puedo borrar el expediente antes de los 10 años si el paciente lo pide?+
Aquí conviven dos normas: el deber de custodia mínima del CPPCR y el derecho de cancelación de datos que la Ley 8968 le da al paciente. No encontramos una regla pública que resuelva ese cruce de forma automática para el caso de un expediente clínico, así que ante una solicitud real de este tipo lo responsable es consultar con el Colegio o con su asesor legal antes de decidir, en vez de improvisar una respuesta.
¿Puedo guardar el expediente solo en digital?+
Sí, y de hecho el propio Código de Ética lo contempla: una vez transcurrido el mínimo de 10 años de custodia de los documentos físicos, el psicólogo debe preservar el material relevante (informes, certificaciones, constancias, referencias, entre otros) en formato digital, como garantía tanto para el profesional como para la persona usuaria.
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